16. März 2023

Digitale Signaturen im HR-Bereich

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Digitale Signaturen sind im Aufwärtstrend – ein grundsätzlich unterstützenswerter Vorgang. Allerdings ist es wichtig, die rechtliche Wirksamkeit dieser Signaturen im Auge zu behalten.

  • Martina Aepli

    Legal Partner

  • Dr. Martin Eckert

    Legal Partner

Nicht jede Art von digitaler Signatur hat die gleiche Wirkung wie eine handschriftliche Unterschrift. Dies kann zu unliebsamen Überraschungen führen. Dieser Artikel beleuchtet die Fallstricke für den Bereich des Arbeitsrechts.

Fallstricke beim Abschluss und Inhalt des Arbeitsvertrags

Nach Schweizer Recht kann ein privatrechtlicher Arbeitsvertrag grundsätzlich formfrei abgeschlossen werden. Dies bedeutet, dass jede Art des Vertragsabschlusses in Frage kommt – und damit auch jede Art von digitaler Signatur (QES; FES; einfache digitale Signatur; digital kopierte Unterschrift) für den Vertragsabschluss geeignet ist.

Es gibt aber gewichtige Ausnahmen. Das Gesetz (Obligationenrecht) kennt für bestimmte Abreden, welche üblicherweise in Arbeitsverträgen enthalten sind, Formvorschriften. So muss beispielsweise schriftlich vereinbart werden, dass geleistete Überstunden nicht separat ausbezahlt oder kompensiert werden. Ebenso muss z.B. ein nachvertragliches Konkurrenzverbot schriftlich vereinbart werden. Darüber hinaus sehen Gesamtarbeitsverträge regelmässig vor, dass von in diesen enthaltenen Bestimmungen nur auf schriftlichem Weg abgewichen werden darf.

Schriftlichkeit im Sinne des Gesetzes setzt eine eigenhändige Unterschrift voraus. Alternativ dazu sind nur sogenannte qualifizierte elektronische Signaturen gemäss Bundesgesetz über die elektronische Signatur vom 18. März 2016 zulässig (QES). Vgl. zur Rechtsgültigkeit von digitalen Signaturen.

Eine Unterschrift mit einer digitalen Signatur, welche die Anforderungen an die qualifizierte elektronische Signatur nicht erfüllt, reicht also für die Rechtsgültigkeit der genannten Klauseln nicht aus. Mit anderen Worten: Der Einsatz von fortgeschrittenen elektronischen Signaturen (FES) oder einfachen elektronischen Signaturen (z.B. Standard DocuSign Lösung) genügt nicht. Ebenso wenig genügen selbstverständlich digital kopierte Unterschriften. Die Verwendung derartiger ungenügender digitaler Signaturen führt dazu, dass ein Arbeitsvertrag grundsätzlich zwar gültig ist, aber Bestimmungen enthalten kann, welche nicht gültig vereinbart und damit nicht durchsetzbar sind (Teilnichtigkeit wegen Formmangel).

Fallstricke bei Änderungen des Arbeitsvertrags und von Reglementen

Bei Änderungen des Arbeitsvertrags und von Reglementen sind in Bezug auf die Form die gleichen Einschränkungen zu berücksichtigen wie beim Vertragsabschluss.

Dazu kommt, dass Verträge und/oder Reglemente häufig eine Vereinbarung enthalten, gemäss welcher Änderungen nur schriftlich möglich sind (Schriftformvorbehalt). Schriftlichkeit bedeutet auch hier, dass nur eine qualifizierte elektronische Signatur die handschriftliche Unterschrift ersetzen kann.

Es ist allerdings im Rahmen der Vertragsfreiheit möglich, in einem Gesamtarbeitsvertrag, Arbeitsvertrag oder in einem Reglement dem Begriff der Schriftlichkeit eine andere, spezifisch geregelte Bedeutung zu geben (z.B. dass eine E-Mail oder einfache digitale Signatur für die Einhaltung der Schriftform genügt). Eine solche vertragliche Regelung sollte ausdrücklich erfolgen.

Fallstrick Beendigung des Arbeitsvertrags

Nach gesetzlicher Regelung kann ein Arbeitsverhältnis formlos aufgelöst werden. Es kommt aber häufig vor, dass Gesamtarbeitsverträge, Einzelarbeitsverträge oder auch Reglemente vorsehen, dass die Kündigung des Arbeitsverhältnisses schriftlich erfolgen muss. Hier gelten wiederum die gleichen Restriktionen wie bereits erwähnt: Schriftlichkeit bedeutet grundsätzlich, dass eine eigenhändige Unterschrift oder eine qualifizierte elektronische Signatur notwendig ist, sofern nichts anderes vereinbart ist. Wird die Formvorschrift nicht eingehalten, ist die Kündigung nichtig und damit unwirksam (Nichtigkeit wegen Formmangels).

Fallstrick Arbeitszeugnis

Das Gesetz sieht für das Zeugnis keine besondere Form vor.

Nach herrschender Lehre und Rechtsprechung muss das Zeugnis allerdings unterzeichnet sein, wobei nach heutigem Stand tendenziell sogar ein Anspruch auf eine eigenhändige Unterschrift gewährt wird. Es ist jedoch davon auszugehen, dass sich dies mit der weiteren Verbreitung der digitalen Signatur ändern wird.

Fazit

Wer in der Human Resources Abteilung digitale Prozesse mit digitalen Signaturen einsetzen will, tut gut daran, die gewählte technische Lösung vorab rechtlich zu prüfen. Auf der sicheren Seite ist nur, wer qualifizierte elektronische Signaturen (QES) verwendet.

 

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